Реферат на тему "Електронний документообіг"




Реферат на тему

текст обсуждение файлы править категориядобавить материалпродать работу




Курсовая на тему Електронний документообіг

скачать

Найти другие подобные рефераты.

Курсовая *
Размер: 34.77 кб.
Язык: украинский
Разместил (а): Ксения
1 2 3 Следующая страница

добавить материал

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ УКРАЇНИ
КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ
ІНСТИТУТ ДЕРЖАВНОГО УПРАВЛІННЯ ТА ПРАВА

Кафедра Документознавства

Електронний документообіг
Курсова робота студентки 4 курсу групи ДМ-012
Печерської К.О.
Науковий керівник: канд. техн. наук, професор
Бородкіна І.Л.
КИЇВ - 2005
ЗМІСТ
Вступ
Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД)
§1 Призначення СЕД
§2 Особливості СЕД
         2.1 Особливості збереження документів
         2.2 Особливості маршрутизації документів
         2.3 Розмежування доступу
         2.4 Відстеження версій і підверсій документів
         2.5 Анотування документів
§3 Переваги використання СЕД
§4 Очікувальні результати впровадження
Розділ 2. Особливості загальної організації діловодства в установі
§1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів
§2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції
Розділ 3. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської міської адміністрації
§1 Автоматизація діловодних процесів
§2 Приймання та  електронна реєстрація документів
§3 Реєстраційно-контрольні картки
§4 Організація контролю за виконанням документів
§5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі
Висновки
Список використаних матеріалів
Додаток 1
Додаток 2
3
6
6
7
7
9
9
10
10
11
12
14
15
16
18
18
18
20
21
23
28
30
31
32

Вступ

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
Саме тому  ефективність  управління  підприємствами й  організаціями не в останню  чергу  залежить від коректного рішення задач  оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і присвячена дана робота.
Основним завданням курсової роботи є, перш за все, дослідження системи електронного документообігу та програмного забезпечення, за допомогою якого він здійснюється. Визначення доцільності впровадження СЕД для підвищення ефективності документообігу в установі, створення ефективного середовища  керування  і функціонування організації, класифікувавши та визначивши основні властивості СЕД. Дослідження буде проводиться на базі існуючої системи електронного документообігу (БДД «Документ») Броварської місцевої адміністрації, де мені довелося проходити виробничу практику.
Об’єктом курсової роботи являється розгляд звичайного та електронного документообігу: циркуляція документів в установі та передача документів з допомогою автоматизованих інформаційних систем, прийом та обробка за допомогою АІС вхідної документації  тощо.
Предметом курсової роботи являється  поєднання існуючої системи документообігу в установі та впровадження електронного документообігу на базі першої за допомогою програмного забезпечення.
РОЗДІЛ 1. Основні поняття про системи електронного документообігу
§1 Призначення СЕД
На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.
ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або  в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних  можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".
Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни  виконання документів,  рух  документів,  а  також контролюватися  всі  їхні  версії  і  підверсії.  Комплексна  СЕД  повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів  у  залежності  від їхньої  компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД  повинна настроюватися  на  існуючу організаційно-штатну  структуру  і  систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
§2 Особливості СЕД
2.1 Особливості збереження документів
СЕД  працюють,  переважно,  на  базі  розподілених архітектур  і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом "шафа /папка"). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).
Будь-якому  документові  в  СЕД  властивий  певний  набір  атрибутів (наприклад,  його  назва,  автор  документа,  час його  створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного  типу  документів  він  зберігається  незмінним).  У  СЕД  атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному  вигляді  представлені  найменування  атрибутів  документа.  При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться  значення  атрибутів).  Після  заповнення  картка  виявляється зв'язаною із самим документом.
Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації.
СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД  складається  з  наступних логічних  компонентів  (які  можуть розташовуватися  як  на  одному, так  і  на  декількох  серверах):
1. Сховища атрибутів документів (карток);
2. Сховища документів;
3. Сервісів повнотекстової індексації.
Під  сховищем  документів  звичайно  розуміється  сховище  вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою "архів документів". Слід  зазначити,  що великими  перевагами СЕД є  збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі  форматів файлів.
Останнім часом все більшу популярність здобуває  збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є  значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком  - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої  інформації.  При  даному  підході  також  потрібне  використання могутніх серверів з великими  обсягами  оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.
2.2 Особливості маршрутизації документів
Модулі  СЕД,  що  відповідають  за  документообіг,  прийнято  називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття    "вільної"   і   "твердої"   маршрутизації   документів.   При   "вільній" маршрутизації будь-який користувач, що бере  участь  у  документообігу,  може за своїм розсудом змінити існуючий  маршрут  проходження  документів  (або задати новий маршрут). При "твердій " маршрутизації  маршрути  проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при "твердій " маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли  маршрут  змінюється  при  виконанні  яких-небудь  аздалегідь  заданих  умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).
2.3 Розмежування доступу
У СЕД реалізовані надійні засоби  розмежування повноважень і контролю за  доступом  до  документів. У  більшості  випадків з їхньою  допомогою визначаються  наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної  СЕД):
- Повний  контроль над документом;
- Право редагувати, але не знищувати документ;
- Право створювати нові версії документа, але не редагувати його ;
- Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;
- Право читати документ, але не редагувати його ;
- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;
- Повна  відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна  дія  користувача протоколюється,  і,  таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).
2.4 Відстеження версій і підверсій документів
При одночасній роботі із документом відразу декількох  користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати  в різних інстанціях) дуже зручною  функцією СЕД є   використання  версій  і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі  створює  підверсію  першої  версії  документа.  Достоїнством  СЕД  є  реалізована в них  можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або  часові їхнього створення).
2.5 Анотування документів
При  організації  групової  роботи  над  документами  досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що  в  деяких  випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення  в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля  картки. Але таке рішення  не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа). У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція "червоного олівця",  за  допомогою якої можна графічно вказати недоліки  на самому  зображенні.
§3 Переваги використання СЕД
За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад,  за  даними  Sіemens  Busіness  Servіces,  при використанні СЕД:
·        Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;
·        Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.
Прийнято також вважати,  що при впровадженні  СЕД  здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються  скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням  фізичного місця для збереження  документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням  витрат  на  персонал  і устаткування та ін. До стратегічного відносяться  переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому  діловодстві); Значне прискорення пошуку і вибірки  документів (по різних атрибутах); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота  в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації; підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді  на сервері; поліпшення контролю за виконанням документів.
1 2 3 Следующая страница


Електронний документообіг

Скачать курсовую работу бесплатно


Постоянный url этой страницы:
http://referatnatemu.com/6045



вверх страницы

Рейтинг@Mail.ru
Copyright © 2010-2015 referatnatemu.com