Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам.
Когда организация проводит кассовые операции с иностранной валютой ( в разрешенных законодательством случаях), то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты .Субсчет «Валютная касса» вводится организацией при осуществлении внешнеэкономической деятельности и направлении работников в загранкомандировку( наличная валюта снимается с текущего валютного счета только для оплаты командировочных расходов). Поступление и выдача валюты производится в обычном порядке, при этом учет движения иностранной валюты ведется по видам валют и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.
Кассирам устанавливаются лимиты в иностранной валюте.
В соответствии с Положением Банка России от 15 августа 1997 г. № 503 «О прекращении на территории Российской Федерации расчетов в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги)» все расчеты между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и физическими лицами (резидентами и нерезидентами) за реализуемые последним на территории Российской Федерации товары (работы, услуги) осуществляются исключительно в рублях.
Расчеты в иностранной валюте за реализуемые физическим лицам товары (работы, услуги) на территории Российской Федерации запрещаются. В соответствии с этим наличная иностранная валюта используется организациями только для оплаты командировочных расходов.
В случае изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за время, пока валюта находится в кассе, возникают курсовые разницы. Согласно п.7 ПБУ 3/2000 стоимость иностранных денежных знаков в кассе в рубли должна пересчитываться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на дату составления бухгалтерской отчетности.
Ø На субсчете 50-2 «Операционная касса» отражается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и пр. Организации (в частности, организации транспорта и связи) открывают этот субсчет при необходимости. Операционные кассы обслуживаются кассирами -операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с применением кассовых аппаратов.
Осуществление операций с использованием
контрольно-кассовых машин
Согласно Закону РФ от 18 июня 1993 г. № 5215 - I «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» денежные расчеты с населением при совершении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации проводятся всеми организациями с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).
Положение по применению ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением утверждено Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745.
Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах технического обслуживания ККМ. Допускаемые к использованию на территории Российской Федерации модели ККМ определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам и вносятся в Государственный реестр контрольно-кассовых машин, используемых на территории Российской Федерации. Информация о моделях машин, допускаемых к использованию, публикуется в печати. Порядок эксплуатации ККМ определен в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104.
Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 утвержден Перечень отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ. Данный Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.
В случае отключения электроэнергии все хозяйствующие субъекты освобождаются от использования ККМ при условии выдачи ими квитанций по установленной форме и регистрации такого случая в энергоснабжающей организации.
Если используется несколько ККМ, на каждую из них ведется отдельная книга кассира -операциониста. По окончании рабочего дня представитель администрации совместно с кассиром -операционистом снимает показания счетчиков ККМ. Кроме того, кассир обязан составить кассовый отчет, оформить приходно-кассовый ордер и сдать наличные деньги, полученные через ККМ, вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему кассиру в главную кассу. В кассовой книге организации запись о фактической сумме выручки делается в целом по организации. На всех ККМ в обязательном порядке применяется контрольная лента. Контрольная лента, книга кассира -операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее 5 лет.
Глава 3. Учет подотчетных сумм
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные цели. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Организации при выдаче работникам наличных денежных средств и ведении учета своих расчетов с ними руководствуются:
Кодексом законов о труде Российской Федерации;
Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден письмом Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40);
Правилами расчетов организации с работниками, направленными в командировки, установленными в инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Министерством финансов СССР (совместно с Госкомтрудом СССР и ВЦСПС) приказом от 07.04.88 № 62 , - в части командировок внутри страны;
постановлением Совета Министров-Правительства России от 01.12.93 № 1261 «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств» (в ред. от 21.03.98), а также Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 № 365 (в ред. постановлений Госкомтруда СССР от 25.05.81 № 144, 02.06.82 № 121, 24.02.89 № 71, постановления Минтруда РФ от 20.08.92 № 12), - в части командировок за пределы России;
указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.10.98 № 383-у «О порядке совершения юридическими лицами-резидентами операций покупки и обратной продажи иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации» (в ред. от 18.06.99), определяющими порядок покупки иностранной валюты за рубли, в том числе на командировочные расходы;
Положением Центрального банка Российской Федерации от 25.06.97 № 62 о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов, определяющим порядок использования иностранной валюты для командировок.
При выдаче денежных средств организация обязана:
определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам;
запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
определить перечень лиц, которые могут получать денежные средства под отчет.
Список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок предоставления отчетов об использовании этих сумм утверждаются внутренними распорядительными документами организации (приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.). Выдача наличных денег под отчет на расходы связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели .На основании приказа о направлении в командировку, или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу. Аналогично оформляются выдачи средств работникам на хозяйственные нужды.
Выдача наличных денег под отчет или в порядке возмещения перерасхода по авансовому отчету из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам. Организация может выдать подотчет любую сумму ( В Порядке ведения кассовых операций нет ограничения размеров выдаваемых сумм). После проведения хозяйственно-операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы. После проверки бухгалтером и определения суммы отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляет на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
После этого бухгалтерия погашает аванс ( списывает с работника числящиеся за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но неизрасходованные подотчетным лицом суммы подлежат возврату в кассу предприятия.
В случае не предоставления авансового отчета и невозвращения в кассу остатка неиспользованного аванса в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной зарплаты данную задолженность в предусмотренном действующим законодательством порядке.
Эти суммы включаются в облагаемый подоходным налогом доход работника. По средствам выданным без установления срока возврата, отраженным на отчетную дату по Дт 71, налог не удерживается.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются: расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет и возврате их в кассу, авансовые отчеты – при списание израсходованных сумм.
При наличии внешнеэкономических связей в бухгалтерии может возникнуть необходимость учета расходов по загранкомандировкам (счет 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”). Пересчет выданной суммы (аванс на командировочные расходы) иностранной валюты в рубли производится по курсу БР на дату выдачи. Валюта может выдаваться из кассы и в том случае, когда вернувшийся из командировки работник имеет перерасход по авансу, признанный организацией. Не разрешается в иностранной валюте возмещать работнику командировочные расходы, не входящие в утвержденный перечень. Запрещается использование средств в иностранной валюте, выданных для оплаты командировочных расходов на иные цели, в том числе для платежей по внешнеэкономическим сделкам. Покупка материальных ценностей за рубежом с использованием для расчетов валютных средств организации представляет собой внешнеэкономическую сделку, не оформленную контрактом и выведенную из-под валютного контроля.
Неиспользованный на командировочные расходы аванс должен быть внесен работником в кассу организации в иностранной валюте ( не обязательно в той, в которой был выдан). Полученная таким образом с работником наличная иностранная валюта подлежит сдаче в банк в течении 10 дней с момента ее возвращения в кассу организации. В случае несостоявшейся командировки наличная валюта должна быть возвращена в уполномоченный банк в течении 5 рабочих дней с даты предполагаемой командировки. Сданная в банк наличная валюта зачисляется им на текущий валютный счет организации.
Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке по курсу ЦБ РФ, действующему на последний календарный день в отчетном периоде. Может возникнуть курсовая разница курсовая разница, которая отражается в первую очередь на том счете, где возникает, т.е. по счету 71.
Основные проводки по счету 50 « Касса »
№
| Операция
| Первичные
Документы
| Дебет
| Кредит
| 1
| Получены наличные в кассу с расчетного счета
| ПКО, выписка
| 50-1
| 51
| 2
| Поступило в кассу от покупателей и других юр. и физ. Лиц
| ПКО
| 50-1
| 62 и др.
| 3
| Поступил в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
| ПКО
| 50-1
| 71
| 4
| Поступило в кассу вокзалов, отделений связи
| ПКО,кас.лента
| 50-2
| 62
| 5
| Приобретены денежные документы
| РКО,выписка,
Акт, накладная
| 50-3
| 50-1,51,
60,71
| 6
| Сдано из кассы на расчетный счет
| РКО,выписка
| 51
| 50-1
| 7
| Выдана из кассы заработная плата
| РКО,пл. вед.
| 70
| 50-1
| 8
| Выдано из кассы подотчетным лицам
| РКО
| 71
| 50-1
| 9
| Погашена наличными задолженность перед поставщиками и другими
Кредиторами
| РКО
| 60 и др
| 50-1
| 10
| Поступила в кассу иностранная валюта с валютного счета
| ПКО
| 50-вал
| 52-2
| 11
| Выдан из кассы аванс на командировочные расходы
| РКО
| 71-2
| 50-вал
|
Глава 5. Инвентаризация денежных средств
Статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129 - ФЗ «О бухгалтерском учете» рассматривает проведение инвентаризации имущества и обязательств организации как одно из обязательных условий, обеспечивающих достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации подлежит утверждению одновременно с принятием учетной политики на следующий финансовый год (или ряд лет),
Порядок проведения инвентаризации определяется организацией самостоятельно, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:
Ø при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
Ø перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
Ø при смене материально ответственных лиц;
Ø при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
Ø в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
Ø при реорганизации или ликвидации организации;
|
